Rješenja

Što je Sharepoint

Web portal sustav koji omogućuje centraliziran pristup, održavanje i razmjenu informacija i dokumenata. U naglasku na timski rad spajanjem relevantnih informacija o poslovnim procesima i radnim zadacima također omogučuje napredniju organizacije posla. Sharepoint Vam u pravom smislu riječi "donosi na dlan" brži, učinkovitiji pristup podacima, upravljanje i interaktivan rad s dokumentima, programima, zaposlenicima i timovima. Dinamičkim i fleksibilnim alatima za upravljanje razvijamo inteligentne portale koji neprekidno spajaju korisnike, zaposlenike, partnere, timove, znanje i iskustvo koji vam omogučuju korištenje provjerenih relevantnih informacija u poslovnim procesima te uz pomoć njih efikasnije obavljaju radne zadatke.

Usluge implementacije Sharepointa.

Naše informatičke usluge rješenja i implementacije Sharepoint sustava primjenjiva su na vertikalama kao što su građevinske, turističke, državne i gradske uprave, odvjetnički i javnobilježnički uredi...

Upoznajte companyweb

Istraživanja pokazuju da zaposlenici mogu potrošiti i do 20 - 30% od njihov dan u pretragama za podataka i informacija. Primjeri su razni, od jednostavnog Koji je broj telefona..., do kompliciranog koji sam rabat iskazao na ponudi broj 110/2009.Korištenjem SharePoint eliminirate ovaj uteg na produktivnost pružajući snažno okruženje za pretragu tisuće ili stotine tisuća dokumenata Vaše organizacije generiranih u toku poslovanja, ciljano skupite Vaše radno iskustvo na jedan centralni portal - "companyweb".

Uz naš razvoj Microsoft Office SharePoint sustava Vaša organizacija obavlja kvalitetno i kvantitavno posao korsiteći platformu za Upravljanje dokumentima (document management), radnom okolinom i radnim zadacima potičući zajednički timski rad. Kako Vaši timovi sve više "koriste" Sharepoint portal , koristeći Vlastitu poslovnu inteligenciju, znanje, iskustvo i poslovnu logiku, procesi razvoja i isporuke proizvoda i usluga postaju skraćeniji i efikasniji. U kratkim crtama riječ je "suradnji" na jednom potpuno novome (a i jednostavnijem nivou) nego npr. mrežnog foldera (dijeljenih mrežnih direktorija) nazvanog razjmena, usmene predaje i email poruka. Upravo ta naglašenost na "suradnji" nadopunjuje se sa drugim proizvodima pružajuči sveobuhvatnu infrastrukturu za nadzor i obavljanje poslovnih akcija.

Zašto koristiti Sharepoint?

• Riješenje za suradnju

  Lakše praćenje poslovne dokumentacije, nadzor i nadgledanje nadnevaka i autora dokumenata (ulaznih i izlaznih). Razne lokacije dokumenata i njihovo nalaženje prestaju trošiti Vaše dragocijeno vrijeme, središnjim web mjestom koji pohranjiva i dijeli datoteke prema svim Vašim zaposlenicima i partnerima.

• Naprednija organizacije posla, smanjenje vremenskog perioda "izvlačenja" prave informacije iz "šume" podataka.

• Rad, nadopuna, izmjena ili samo korištenje datoteka putem e-maila ili dijelenjog mrežnog diska ("Razmjena") je veoma težak proces. Koristeći Sharepoint eliminirajte sve nedostatke postojeće kolaboracije i organizacije posla određujući da se datoteke pohranjuju na jednome mjestu, gdje je omogućena lakša pretraga i nadzor uređivaja za sve Vaše zaposlenike ili partnere.

  Prednosti pohrane dokumenata na Sharepoint

  • Svi vaši dokumenti su na jednome centralnome mjestu.

  • Uz svaki dokument dolaze i opisni podaci te se jasno primječuje :

    • Datum izrade
    • Datum zadnje izmjene
    • Tko je izradio dokument
    • Tko je izmjenio dokument
    • Ostali opisni podaci - uruđžbeni broj, broj ponude, računa itd....

    Primjenom vizualne obrade opisnih podataka dokumenata dobivate brz i jednostvan uvid u tražene informacije.

  Radne zadatke dodijeljute i pratite njihovo izvršavanje, uz pomoć popisa zadataka.

  Prednosti popisa zadataka

  • Trenutan uvid u sve poslovne procese
  • U svakome trenutku vidite za što je tko odgovoran i zadužen
  • Obavijesti o ispunjenju / neispunjenju zadatka

  Primjenom vizualne obrade opisnih podataka radnih zadataka učinkovitije i brže kontrolirajte poslovne procese.

• Zbližavanje poslovne inteligencije kroz iskustvo čineći je dostupno svim razinama radnika u cijeloj tvrtki. Prikažite organizacijsku strukturu, upravljačku hijerarhiju, opise proizvoda i usluga novome zaposleniku u tren oka, a postojećima skratite gubitak vremena traženja informacije te smanjite vjerojatnost gubitka iste doslovno na nulu.

• Omogućite timovima unutar Vaše organizacije timske web stranice gdje oni sami mogu objediniti sve važne i bitne informacije za svoj posao (radni proces). Koristeći Sharepoint za radne (poslovne) procese, timovi mogu dijeliti grupe informacija kao što su:

  • Zajedničke dokumente
  • Linkove
  • Kontakte
  • Popise zadataka
  • Obavijesti
  • Ankete

  Uz sve ovo, jedna od najvažnijih stavki vezanih za radni proces, jest da timovi (i članovi tima, korisnici) mogu se pretplatiti na gore navedene grupe informacija i kada se promjene na istima dogode, umjesto da to moraju sami tražiti, biti obaviješteni (Putem slanja email i SMS poruka) o svim promjenama unutar radnog procesa.

  Koristeći gore navedenu funkcionalnost Sharepoint sustava, jednom zauvijek izbjegnite (iskorijenite) odgovore : tko mi je rekao..., nitko mi nije rekao da trebam..., nigdje to nisam vidio da se mora tako...

• Danas se rad odvija se više lokacija, da li u različitim zemljama, gradovima, uredima. SharePoint omogućava timovima i pojedincima povezivanje i zajedničku suradnju zajedno bez obzira gdje se nalazili.

Sharepoint kao sustav za upravljanje dokumentima

Što je sustav za upravljanje dokumentima

Sustav za upravljanje dokumentima (document managed system DMS) je računalni sustav (ili skup računalnih programa) koja se koristi za praćenje i pohranu elektroničkih dokumenata i / ili digitaliziranih (skeniranih, faksiranih) papirnatih dokumenata.

Glavne funkcije sustava za upravljanje dokumentima

• Spremanje (Storing)

  Sharepoint sprema Vaše poslovne dokumente na centralni web portal Vaše tvrtke, "companyweb"

• Indeksiranje (indexing)

  Sharepoint indeksira spremljene dokumente, dodavanjem obilježja svakome (opisnih podataka, koji zaokružuju dokument, te ga na taj način obilježavaju) prema predmetnome sadržaju, gdje Vi određivate indeksne termine (opisni podaci) te pronalaženje prave informacije iz Vaših podataka ne predstavlja nikakv problem.

• Strukturiranje

  Dokumenti se strukturirani prema kontekstu u interakciji s korisnicima Sharepointa.To znači da možete jednostavno na principu bilblioteka (library) organizirati strukture dokumenata. Tako na primjer možete imate slijedeće biblioteke dokumenata

  • Ponude

    Sve ulazne i izlazne ponude spremajte u Sharepoint, te ih sa lakoćom pretraživajte, uspoređivajte, nadzirite te arhivirajte.

  • Računi

    Ulazne i izlazne račune indeksirajte prema Vašim potrebama, radite izvještaje prema njima, sortirajte, grupirajte prema partnerima.

  • Dopisi

    Automatski dodijelite ulaznim i izlaznim dopisima jedinstveni broj, te pratite kruženje dokumenata u Vašoj tvrtki, u svakome trenutku provjerite status dokumenta, status odgovora na dopis, indeksirajte statuse i mjesto svih dopisa, jednostavno ih pretraživajte, nadzirite, grupirajte i sortirajte.

• Verzioniranje dokumenata

  Sharepoint vam automatski omogućuje prema ISO standardu verzioniranje dokumenata.Čuvanje različitih verzija istog dokumenta (verzioniranje prema načelu v1.0,v2.0 itd) te povratka ili uspoređivanja sa starom verzijom bez velikih tehničkih zahvata u kratkome vremenu.Verzioniranje dokumenata omogućava praćenje promjena na dokumentu što je vrlo korisno kad više korisnika radi i razvija sadržaj jednog dokument

• Ovjeravanje dokumenata

• Sigurnost dokumenata

  Jasno definirajte tko može samo vidjeti i/ili mijenjati dokument unutar Sharepoint sustava. Ne samo to, koristeći Sharepoint sustav definirajte tko uopće dokument može isprintati ili čak poslati emailom. Budite sigurni od "curenja informacija", da nitko tko nema dodijeljenja prava nemože presnimiti vaše podatke na USB stick i otiči kod konkurencije

  Koristeći Sharepoint zaštitite objavljene i dostupne podatke od:

  • Nedozvoljenog pregledavanja.
  • Nedozvoljenog presnimavanja (kopiranja).
  • Nedozvoljenog printanja.
  • Nedozvoljenje distribucije putem elekronske pošte (email)
  • Nedozvoljenje distribucije putem drugih medija (CD,DVD,vanjski uređaji tipa USB stick, USB hard disk

Povećajte produktivnost tima koristeči Sharepoint sustave

Učinkoviti timovi su ključ za bolje poslovne rezultate.

• Dajte zaposlenicima mogućnost da stvaraju i kontroliraju svoje radne prostore za suradnju. Olakšajte timovima prilagodbu radnog prostora potrebama njihovog projekta.
• Učinkovitije upravljajte projektima s out of the box ili vlastitim predlošcima popisa projektnih zadataka. Odnose zadataka i status projekta vizualizirajte automatiziranim gantogramima.
• Dijeljenim kalendarima, upozorenjima i obavijestima koordinirajte,nadzirite timski rad. Vaš radni prostor (površinu) spojite i sinhronizirajte sa kalendarima.
• Komunicirajte s članovima tima u kontekstu koristeći neposrednu razmjenu poruka.
• Olakšajte pristup i rad članovima tima izvan organizacije ili poslovnim partnerima.

Pregledavajte i objavljujte dokumente na jednostavan način

Poboljšanja u postupcima ključnih dokumentu usmjerenih postupaka daju bolje sadržaje u kraćem vremenu.

• Koristite radne prostore dokumenata da biste pojednostavili postupak stvaranja dokumenta.
• Omogućite sudjelovanje bez spajanja s podrškom za izvanmrežni rad.
• Upravljajte životnim ciklusom dokumenta.

Pojednostavite poslovne procese

Poboljšana komunikacija i koordinacija procesa koje pokreću ljudi znači strožu provedbu u tradicionalno teško dostupnim dijelovima poslovanja.

• Postavite standardne predloške za web-mjesta da biste unaprijedili iskustvo postupaka koje pokreću ljudi poput evidentiranja tema.
• Ispravite neravnine u postupcima.
• Stvarajte surađivačke aplikacije.

Iskoristite znanje i mogućnosti Vaše organizacije

Upravljajte znanjem a ne samo informacijama. Neka Vaši zaposlenici dijele znanje međusobno kreirajući vlastite stranice na Sharepoint portalu

• Dijeljenje najboljih primjera iz prakse unutar Vaše organizacije pokreće svijest o inovacijama u poslovnim procesima i njihovo prihvaćanje.
• Objavljujte iskustvo na portalima, preuzimajte i dijelite ih sažecima (Really Simple Syndication, RSS).
• Stvarajte i obrađivajte ankete, te na osnovi istih radite izvještaje.
• Stvorite Vašu Wikipediu.
• Razmislite o "Facebooku" Vaše tvrtke.

Kontaktirajte Tendo za prezentaciju Sharepoint rješenja!

Ovdje možete postaviti upit putem web formulara, ili nam jednostavno napišite mail na office@tendo.hr, a za brza objašnjenja uvijek nas možete kontaktirati telefonom na broj +385 20 313 031.